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Assistant Administratif Polyvalent HF

ID de l'offre HPASADVIL0118 Lieu Villejuif Date de publication 12/01/2018

Les Missions

Afin de contribuer au développement de notre agence de Villejuif au sein de notre division ISS Hygiène et Prévention et afin d'assurer le remplacement d'une de nos salariés, nous recherchons un Assistant Administratif & Paie confirmé (HF), qui aura pour mission d'assurer la gestion administrative et Paie de l'exploitation de l'Agence.

Mission 1 : Gestion de la paie :

- Récolter, organiser et saisir les données individuelles des salariés « exploitation » nécessaires à l'élaboration des paies :

- Saisie et vérification hebdomadaires des cartons de pointage (tous les éléments de paie dont les éléments variables : heures supp. astreintes, repos compensateur…) sur Elisa GP

-Saisie mensuelle des congés payés et arrêt maladie en début mois (et mois par mois)

-Saisie des JRTT et de la 36éme heure en début de mois (puis au fur et à mesure et en fonction de l'effectif)

- Assurer un suivi des absences (jrtt, congés, maladie…) du personnel de structure et transférer les informations au Siège (paie structure)

- Calculer les indemnités de fin de contrat pour les soldes de tout compte

Mission 2 : Administration du personnel

- Actualiser régulièrement ses connaissances et prendre en compte les évolutions réglementaires qui impacteraient son travail (convention collective, salaire minimal, primes…)

- Etablir les demandes de recrutement et de contrat pour le personnel de structure en lien avec le chef d'agence

Préparer l'embauche d'un nouveau collaborateur « Exploitation » :

-Collecter les différents documents administratifs nécessaires pour l'embauche (rib, pièce identité etc…)

-Etablir la DUE pour les autres collaborateurs et/ou s'assurer de faire une déclaration de titre de séjour avant l'embauche si salarié étranger

-Prise rdv visite médicale

-Préparer  le dossier d'intégration du collaborateur  (compilation de tous les documents nécessaires à la prise de poste : carte carburant pour le véhicule, documents accueil sécurité, chartes, listes …)

- Etablir le contrat de travail sur Elisa GP pour le personnel d'Exploitation

-Saisir tous les éléments relatifs à l'identité

-Insérer le code cycle, qui définit les JNT

-Insérer les clauses nécessaires en fonction du contrat

- Assurer la déclaration des arrêts maladie et accidents du travail auprès de la sécurité sociale et autres organismes sociaux

- Suivre et gérer les dossiers d'inaptitude en lien avec le Siège

Votre Profil

FORMATION

Initiale : Niveau Bac à Bac +2 (assistanat / secrétariat/paie)

 

COMPETENCES

Techniques

Connaissance de base des techniques d'accueil téléphonique

Connaissance de base des métiers et activités (vocabulaire, matériel, type de prestation…)

Capacité à utiliser les outils informatiques internes (Elisa GP...)

 

Comportementales

Rigueur / organisation

Réactivité

Qualité d'écoute

Esprit d'analyse

Adaptabilité

   Bon relationnel / sens du service