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Assistant Administrative à mi temps H/F

ID de l'offre HPASADMTOU1118 Lieu Toulon Date de publication 16/11/2018

Les Missions

Mission 1 : Gestion Commerciale

-        Réceptionner les appels téléphoniques des clients et les renseigner en fonction de leurs demandes

-        Assurer l'ouverture des comptes clients (si nouveaux clients) sur le CRM

-        Réaliser des propositions commerciales (devis) en lien avec les commerciaux et le service technique

-        S'assurer de la véracité et de la cohérence des informations relatives au client dans le CRM

-        Saisir les propositions commerciales dans le CRM (contrat, devis…)

-        Veiller au respect de la politique tarifaire H&P

-        Au retour du devis accepté par le client, saisir l'acceptation dans le CRM (changement de statut)

-        Assurer la relance du client si nécessaire

-        Effectuer la prise de rdv des commerciaux avec le client

-        Suivre toutes les modifications relatives aux clients

-        Gérer les résiliations

-        Assurer la mise à jour du compte client dans le CRM (changement de coordonnées, mutations…)

-        Faire l'interface entre le client et le service technique (informations relatives à la planification, l'avancement des chantiers, le transfert des ordres de service…)

-        Assurer un reporting de l'activité commerciale (chiffres d'affaires, devis acceptés, en attente, résiliations…)

Mission 2 : Facturation et contrats

Saisie des contrats et marchés :

-          A réception du contrat ou marché, réaliser la saisie y afférente dans l'ERP

-          Vérifier toutes les informations relatives au contrat, marché (date de passage, type de prestation, révision du contrat…)

-          S'assurer que le contrat ne soit pas déjà crée, afin d'éviter les doublons (vérification existence code client)

-          Générer les bons d'intervention, si nécessaire et les transmettre au Service Technique

Révisions de prix :

-          Assurer le calcul des formules de révision des prix une fois par an (à la date anniversaire du contrat) pour les contrats

-          Envoyer la formule de révision au client pour validation

-          Saisir la nouvelle formule de révision du contrat dans l'ERP

Résiliations :

A réception d'une demande de résiliation :

-          Transmettre la demande au service qualité suite à litige technique afin d'éviter la résiliation

-          Saisir la résiliation dans l'ERP

-          Assurer un suivi des résiliations clients

Mutations :

Assurer le traitement et la saisie des mutations de comptes dans l'ERP (changements de syndic, de nom, d'adresse, compte des nouveaux payeurs…)

Facturation :

-         Gestion des factures fournisseurs et FNP
  A réception des bons d'intervention, vérifier si toutes les informations nécessaires sont formalisées

-          Saisir tous les éléments permettant la mise en facturation dans l'ERP

-          Editer toutes les factures et les transmettre pour mise sous pli et envoi au client

-          Assurer le traitement des factures périodiques : vérification des informations et mise à jour des données

Avoir / Refacturation :

-          Etablir les demandes d'avoir / refacturation et les faire valider suivant la matrice d'autorisation

-          Après validation saisir les avoirs dans l'ERP

-          Etablir une refacturation si nécessaire

-          Procéder aux modifications en découlant dans l'ERP : changement payeur, adresse, TVA…

-          Assurer le suivi des avoirs tous les mois (tableau récapitulatif des avoirs ponctuels et contrats en lien avec la Direction Financière)

Mission 3 : Gestion des réclamations clients

-        A réception d'une réclamation, vérifier les éléments de cette dernière auprès du service concerné (commerce, technique…)

-        Répondre au client par écrit et en informer les autres services (commerce, technique…)

-        Réaliser les avoirs si nécessaire

Mission 4 : Recouvrement / relance client

-        Contrôler et analyser le tableau récapitulatif mensuel des créances de plus de 6 mois (envoyé par le siège)

-        Vérifier tous les éléments concernant la créance et le client (facture, contrat, bon de commande…)

-        Assurer la relance client à l'aide de différents moyens :

  • Par contact téléphonique :
  • Par courrier : Suivre les étapes de la procédure de recouvrement des factures impayées : courrier simple, recommandé, mise en demeure, injonction de payer
  • Par interlocuteurs internes : Solliciter les interlocuteurs internes de l'agence pouvant être en lien avec les clients (Chef d'agence, commercial, responsable technique…)

 Mission 5 : Reporting et suivi 

-        Collecter et transmettre les éléments de facturation nécessaires à l'évaluation des PCA/FAE de fin de mois

-        Collecter et envoyer tous les états de clôture de fin de mois (CA, factures internes et intra groupe, stocks, factures non parvenues, heures de production…)

Mission 6 : Autres activités administratives                                                                                             

-        Rédiger les courriers administratifs en lien avec l'activité (attestation clients, synthèse intervention…)

-        Réaliser le classement et l'archivage des dossiers


Votre Profil

FORMATION

Initiale : Niveau Bac (assistanat / secrétariat)

 

COMPETENCES

Techniques

Connaissance de base des techniques d'accueil téléphonique

Connaissance de base des métiers et activités (vocabulaire, matériel, type de prestation…)

Capacité à utiliser les outils informatiques internes (Movex…)

 

Comportementales

Réactivité

Aisance téléphonique

Qualité d'écoute

Esprit d'analyse

Adaptation

Bon relationnel / sens du service

Résistance au stress

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